Programa de gestão escolar: por que é essencial para sua escola?

Softwares de gestão garantem a eficiência nos processos das escolas e ajudam no sucesso da instituição.

Não há dúvidas de que os avanços na tecnologia trouxeram inúmeros benefícios para a gestão dos mais diversos ramos de atuação.

No sistema educacional não poderia ser diferente: os atuais programas de gestão escolar têm sido o braço direito das escolas e creches que desejam um controle eficaz de todos os processos que dizem respeito ao ambiente acadêmico.

Ao integrar todos os setores, estas instituições de ensino têm experienciado benefícios incontáveis que vão desde a melhoria da gestão administrativa, passando pela redução de custos até o aumento de matrículas de alunos.

A seguir, você vai descobrir os principais benefícios de utilizar um programa de gestão escolar seja qual for o formato da sua IE.

Caso tenha dúvidas ou sugestões, escreva abaixo nos comentários.

Boa leitura!

Programa de Gestão Escolar: principais vantagens

A gestão escolar consiste em promover a organização, mobilizar e articular todas as condições essenciais que garantem o avanço do processo socioeducacional dentro das instituições de ensino.

Pautada nos seus 6 pilares (gestão pedagógica, administrativa, financeira, de recursos humanos, da comunicação e de tempo e eficiência dos processos), este tipo de gestão é importante para alunos, pais, professores e demais membros da comunidade escolar.

Como você pode imaginar, os processos que envolvem a gestão escolar são inúmeros. Mas, como a otimização é a palavra preferida de todo bom gestor, o avanço da tecnologia os presenteou com sistemas de gestão escolar que contemplam todos estes pilares em um só lugar.

Graças a ferramentas desenvolvidas exclusivamente pensando no ambiente escolar, as tarefas hoje estão mais automatizadas, simples e inteligentes, integrando todos os setores como nunca antes, e garantindo, assim, uma gestão eficiente.

Entre as vantagens indiscutíveis de um software de gestão escolar estão:

• Secretaria e Financeiro: A secretaria é basicamente o coração de toda instituição de ensino, já que é ali onde são mantidos o histórico de alunos, professores e demais funcionários. Usando um programa para gestão escolar, as rotinas da secretaria são executadas de maneira mais fácil e sempre documentada, trazendo assim mais agilidade e controle para o setor.
  
  Já o software de gestão no setor Financeiro, também importantíssimo para a escola, permite aos seus gestores um controle maior do que entra e do que sai. Mesmo que sua escola seja pequena, o volume de movimentações financeiras sempre será alto e, por este motivo, necessita de um acompanhamento cuidadoso.
  
  Além de funcionalidades básicas, esse tipo de solução informatizada consegue oferecer diferenciais que deixam o dia a dia das equipes mais organizado e muito mais dinâmico, como: cobrança automática, possibilidade de análise de perfil dos pais e alunos e emissão de relatórios de inadimplência, recebimentos e pagamentos, cobrança aos inadimplentes por meio de canais de comunicação alternativos, como o e-mail e o SMS e consulta aos balanços diários, mensais e anuais de faturamento e/ou pagamento – tudo em um só lugar.

• Redução de custos: Uma vez que todas as operações são registradas dentro de um mesmo ambiente, os custos com operação e manutenção podem ser reduzidos de forma substancial. Ao identificá-los com detalhamentos nota-se as operações que estão superfaturadas ou podem ser cortadas.
  
  Além disso, problemas em áreas como controle de contas a pagar costumam ser reduzidos e até eliminados, tornando o trabalho dos profissionais envolvidos cada vez mais eficiente, já que podem direcionar melhor seu tempo para executar tarefas complexas ou outras atividades.

• Fidelização e captação de alunos: Como os processos estão funcionando plenamente, os pais e os alunos podem usufruir dos benefícios de se ter uma relação mais estreita com a instituição de ensino, que por sua vez melhora no atendimento ao seu público (pais, alunos e responsáveis), tornando-a mais profissional, com regras claras e bem estabelecidas.
  
  Dessa maneira, a escola pode reter melhor seus alunos, que passam a se enxergar como parte de uma família escolar. Os softwares de gestão também ajudam no sentido de prover informações importantes tanto para a própria escola quanto para os pais, fortalecendo ainda mais a relação. A escola, assim, vira referência e passa a ser recomendada para outros pais.

Leia também: Como abrir uma escola e conquistar a confiança dos pais: passo a passo!

• Auxílio na tomada de decisões: Um programa de gestão escolar oferece uma visão global que permite ao gestor tomar decisões baseadas em dados concretos. Ele poderá melhorar pontos como orçamento e planejamento estratégico da instituição. Como o foco está essencialmente nos alunos e não apenas nos processos gerenciais, a probabilidade é que a decisão tomada influencie ainda mais positivamente a parte pedagógica e os resultados do ensino da sua escola.

• Eficiência operacional: Como os erros nos processos são reduzidos, um programa de gestão escolar consequentemente traz resultados na parte operacional, que se torna mais eficiente e otimizada.
  
  A instituição tem seus contratos e demais dados pertinentes centralizados em um único sistema, o que faz com que as consultas a estas informações sejam feitas de maneira rápida e objetiva. Este é um benefício também para os pais, responsáveis e alunos, que podem ser atendidos com mais agilidade, novamente melhorando significativamente a sua satisfação e visão sobre a instituição.

Conclusão

Como você pôde notar, as vantagens de um programa de gestão escolar  vão muito além do óbvio: elas ajudam a reduzir de maneira expressiva todo o tempo e o esforço que seriam gastos pela sua equipe com atividades que podem ser automatizadas e, ao mesmo tempo, efetivas. Tudo isso de maneira segura, com uso de senhas de acesso e permissões de acordo com o perfil do usuário.

O que é mais interessante é o fato destas facilidades estarem a pleno alcance de qualquer instituição de ensino, já que o mercado conta com ótimas opções de softwares de gestão escolar para todos os formatos de ensino, como mostramos neste post.

Tem alguma dúvida ou sugestão a respeito deste tópico? Deixe nos comentários abaixo!